La personne idéale pour occuper un poste stratégique est enfin trouvée. Pour la suite, il est impératif de faciliter son intégration au sein de l’effectif de votre entreprise en l’accompagnant. Généralement, on pense au plan de carrière ainsi qu’aux promotions sur le long terme. Mais l’aspect capital oublié par beaucoup de personnes est l’importance des premières semaines du collaborateur. Pour cela, il faut réaliser un onboarding en 4 principales étapes.
Le préboarding
Le préboarding est la période de renforcement de lien entre le moment du recrutement du nouveau collaborateur et celui de son arrivée. En effet, l’onboarding commence avant même son arrivée. Si cette période a longtemps été négligée, elle représente le moment où il faut sur-communiquer afin de faciliter son intégration et ainsi renforcer la cohésion d’équipe.
Vous pouvez par exemple l’inviter à participer à un jeu d’entreprise, ou lui envoyer des supports de communication. Bien évidemment, les règles de confidentialité doivent être respectées. La période permettra d’acculturer le nouveau à l’esprit de l’entreprise ainsi qu’au secteur d’activité. Vous en saurez plus en vous rendant sur www.arcane-experience.com.
Cette période de préboarding se gère en interne. Prévenez donc les collaborateurs de l’arrivée d’une nouvelle tête. La team building pourra ainsi se créer facilement. Pour plus d’enthousiasme, assurez-vous que les services généraux IT et communication interne disposent bel et bien des informations nécessaires pour l’accueil du nouveau.
La prise de poste et le coaching
C’est l’étape où il faut garantir le succès de la nouvelle recrue. Devant occuper un poste clé dans votre entreprise, mettre en place un coaching de prise de poste est important. Le rôle du coach sera d’aider le nouveau collaborateur à prendre du recul pendant une période qui est souvent stressante pour bon nombre de personnes.
Même si le coaching se fait généralement en interne, vous pouvez faire appel à un coach externe. Appelé « l’onboarding coaching », ce coach externe exerce au nom d’un cabinet de recrutement. Il combine son expertise et sa relation avec l’entreprise pour mieux faciliter l’intégration du nouveau collaborateur.
Un coach interne ou externe, le rôle reste le même. Il est en charge de l’instauration d’une bonne relation et une bonne communication entre le manager et le managé. Il faudra à ce dernier passer par plusieurs points afin de s’exprimer et de notifier si tout va bien. Les incompréhensions sont aussi réglées au début.
La formation
Une étape très importante dans l’onboarding, la formation permet de garantir l’efficacité du nouveau collaborateur. La formation permet de :
- favoriser la montée en compétences du collaborateur dans le temps ;
- refléter la culture de l’entreprise ;
- inculquer les méthodes de communication, les valeurs et les modes de fonctionnement.
Elle est impérative dans le développement du sentiment d’appartenance. Le nouveau collaborateur doit aussi se faire former sur les outils et les systèmes d’information qu’emploie l’entreprise. C’est un excellent moyen de le rendre autonome et cela permet à l’entreprise de gagner en temps pour la suite. La pédagogie est multicanale :
- apprentissage ;
- gamification ;
- test&learn ;
- social learning ;
- learning by doing;
- formation en autodidacte.
Elle peut se faire à plusieurs ou avec un seul mentor. Un délai d’assimilation des différents éléments doit être déterminé.
Le mentoring
Associer un mentor au nouveau collaborateur permettra une socialisation sur le long terme. Il s’agit d’un collaborateur volontaire qui aura pour rôle d’accompagner la nouvelle tête dans la période de transition. Il pourra ainsi transmettre son savoir-faire et toute son expérience dans l’entreprise au nouveau.
Pour ce faire, il faut déterminer un programme mentoring à l’avance. Organisez un jeu d’entreprise ou des déjeuners avec des personnes pertinentes permettront de consolider la cohésion d’équipe. Divers types de mentoring existe aujourd’hui. On a le peer mentoring et le reverse mentoring.
Pour le peer mentoring, deux personnes de même niveau d’expérience instruisent le nouveau collaborateur. Quant au reverse mentoring, il vise l’apprentissage de compétences du nouveau collaborateur. L’onboarding est une étape à prendre en compte aujourd’hui par beaucoup d’entreprises pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur.