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Quels critères à analyser pour choisir un logiciel de note de frais ?

La gestion des notes de frais est un véritable problème pour certaines entreprises, car elle est fastidieuse et longue. La bonne solution ? Les entreprises ont la possibilité d’externaliser le processus et donner du temps aux employés afin que ces derniers puissent se consacrer à d’autres tâches. Découvrez ci-dessous les critères de choix d’un logiciel de note de frais. 

L’application mobile

Pour une gestion automatisée de vos notes de frais, l’application mobile est devenue un outil indispensable pour certaines entreprises. Grâce à l’application mobile, les employés auront la tâche facile pour les demandes de remboursements. Elle offre une sécurité et une rapidité. En effet, il suffit que les collaborateurs prennent en photo les notes de frais et l’application poursuivra le processus.

L’application utilise un système de reconnaissance des caractères afin de sélectionner les informations importantes de la facture. Par exemple, la date, le montant, la nature de la note de frais. Ces derniers permettront au système de faire un remplissage automatique dans les cases. En résumé, l’application fait gagner un temps impressionnant et permet d’éviter des erreurs.

Les fonctionnalités disponibles sur l’application

Ce critère est très important pour une gestion de note de frais réussie. Les entreprises doivent se poser certaines questions : quelle est la situation de l’entreprise ? De quoi l’entreprise a besoin ? 

La plupart des applications proposent des fonctionnalités communes :

  • La reconnaissance des caractères ;
  • Personnalisation des paramètres ;
  • Classification par semaines, mois, année ou par projet ;
  • Gestion de la structure de l’entreprise ;
  • Gestion des congés en ligne ;
  • Détection et suppressions des erreurs et tentatives de fraude.

Le nombre d’utilisateurs

Les logiciels de notes de frais proposent aux entreprises des abonnements hebdomadaires, mensuels et annuels à des tarifs dégressifs compte tenu du nombre d’utilisateurs. Certaines applications offrent des intervalles très avantageux. Par exemple, entre 10 et 20 employés, la formule idéale pour une entreprise est de 5 € HT/mois/salarié. Lorsque le nombre de collaborateurs atteint 75 à 99, la formule est de 3,80 € HT/mois/salarié. Le constat est que, plus le nombre de collaborateurs augmente moins le prix est important. Cette application est donc utile pour toute forme d’entreprise. 

La fonction multinationale

Certaines entreprises opèrent sur le plan national et international. Il est donc judicieux d’avoir la fonction multinationale pour éviter des manipulations inutiles. Ainsi, l’employé gagnera en temps. En effet, cette fonctionnalité permet d’avoir plusieurs langues ainsi que la reconnaissance des devises étrangères. Un critère très important qu’il faut prendre en compte.

Les possibilités d’intégration

Afin de pouvoir s’intégrer facilement aux applications extérieures, le logiciel note de frais dispose à cet effet d’une architecture très souple. Elle permettra aux collaborateurs de gagner assez de temps lors des traitements des informations. Voici, quelques niveaux d’intégration : 

  • Intégration des cartes bancaires de l’entreprise afin de permettre une exportation plus facile des dépenses ;
  • Intégration avec des logiciels de gestions ou de comptabilité de l’entreprise ;
  • Intégration d’un logiciel de gestion des voyages d’affaires.

Plusieurs facteurs entrent en jeu pour le choix d’un logiciel de gestion de note de frais. Il est donc important de considérer ceux qui sont en rapport avec les attentes de l’entreprise.